Registro horario digital obligatorio en 2026: qué cambia y cómo preparar tu empresa con Open Time Track
Si tu empresa todavía registra la jornada laboral en una hoja de Excel, un cuaderno o un parte en papel, el margen para seguir haciéndolo se está agotando. El Gobierno ha puesto en marcha la tramitación de una reforma que hará obligatorio el registro horario digital en España, con el objetivo declarado de acabar con los sistemas manuales que son fáciles de manipular y difíciles de auditar.
En este artículo te explicamos qué es lo que va a cambiar, a quién afecta, qué sanciones hay previstas y qué pasos puedes dar ya para que tu empresa no llegue a última hora.
Aviso importante: esta reforma está en fase de tramitación en el momento de publicar este artículo. Los detalles concretos (fechas, requisitos técnicos exactos, régimen sancionador) pueden variar hasta la aprobación y publicación final en el BOE. Te recomendamos contrastar siempre la información con fuentes oficiales del Ministerio de Trabajo y Economía Social antes de tomar decisiones. Este artículo no constituye asesoramiento legal.
¿Qué es el registro horario y por qué está cambiando ahora?
El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019, tras la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, todas las empresas deben registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
El problema es que la ley de 2019 no especificó cómo debía hacerse ese registro, y miles de empresas optaron por soluciones en papel o en Excel. Son métodos baratos, sí, pero también fáciles de alterar a posteriori y muy difíciles de verificar en una inspección. Ese vacío es precisamente lo que la nueva reforma quiere cerrar.
Qué va a exigir la nueva normativa
Según la información disponible sobre la tramitación en curso, la reforma se apoya en tres pilares:
- Registro horario digital obligatorio. El papel y las hojas de cálculo dejarían de ser métodos válidos. El sistema tendría que ser digital desde el origen.
- Fiabilidad e inalterabilidad de los datos. No basta con que el registro sea digital: tiene que garantizar que los datos no se pueden modificar a posteriori sin dejar rastro.
- Interoperabilidad con la Inspección de Trabajo. La Inspección debería poder acceder a los datos de forma directa, sin depender de que la empresa se los facilite manualmente cuando se lo pidan.
A esto se suma un endurecimiento del régimen sancionador para las empresas que no cumplan, en línea con el resto de reformas laborales impulsadas en los últimos años.
¿Tu empresa está en riesgo si sigue usando Excel o papel?
En términos prácticos, sí. Si tu sistema actual de control horario es:
- Un archivo Excel que cada empleado o responsable rellena manualmente.
- Un parte de firmas en papel.
- Un sistema digital que permite editar registros pasados sin dejar constancia del cambio.
…es muy probable que tengas que migrar a un sistema distinto antes de que la normativa entre en vigor. Y aquí está el matiz importante: no se trata solo de «tener algo digital». Un Excel guardado en la nube sigue siendo, a efectos prácticos, un documento editable sin trazabilidad — probablemente seguiría sin cumplir los requisitos de fiabilidad e inalterabilidad que se están planteando.
¿Qué sanciones hay previstas?
El incumplimiento del registro horario digital obligatorio ya se considera hoy una infracción grave en materia de relaciones laborales, con multas que actualmente pueden oscilar entre los 1.000 y los 10.000 euros por infracción, dependiendo de la gravedad y la reincidencia. La reforma en tramitación plantea endurecer este marco, por lo que es razonable esperar que el coste de no cumplir aumente, no que se relaje.
Más allá de la multa económica, hay un coste que muchas empresas no tienen en cuenta: en un litigio laboral (por ejemplo, una reclamación de horas extra), la falta de un registro fiable juega sistemáticamente en contra de la empresa, no del trabajador.
Checklist: cómo preparar tu empresa antes de que entre en vigor el registro horario digital obligatorio
No hace falta esperar a la aprobación definitiva para empezar a moverse. Estos son los pasos que recomendamos:
- Audita tu sistema actual. ¿Es digital de origen? ¿Deja rastro de cualquier edición? ¿Podrías exportar un histórico completo si te lo pidiera Inspección mañana mismo?
- Habla con tu gestoría o asesoría laboral. Muchas ya están anticipando esta transición con sus clientes; es un buen momento para preguntar cómo les está afectando a otras empresas de tu sector.
- Elige un sistema pensado para cumplir, no uno «adaptado a posteriori». No todos los softwares de control horario nacieron con la trazabilidad como requisito de diseño.
- Migra con tiempo, no en la última semana. El cambio de sistema implica dar de alta a empleados, definir turnos y formar al equipo. Hacerlo con margen evita errores costosos.
- Verifica que puedas exportar los datos fácilmente. Tanto para Inspección como para tu propia tranquilidad.
Cómo te ayuda Open Time Track a cumplir desde el primer día con el registro horario digital obligatorio
En Open Time Track hemos diseñado el producto pensando exactamente en este escenario: un sistema de fichaje digital, trazable y exportable, sin necesidad de módulos adicionales que no vas a usar.
- Fichaje en un clic desde móvil, tablet o NFC, con registro inalterable de cada entrada, pausa y salida.
- Informes y exportaciones listas para presentar ante Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.
- Sin cuota mínima — puedes empezar a cumplir la normativa rápidamente.
Si quieres verlo en marcha, pronto tendrás disponible una prueba gratuita sin compromiso en opentimetrack.com.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
¿Ya es obligatorio el registro horario digital en 2026? El registro horario en sí es obligatorio desde 2019. Lo que está en tramitación durante 2026 es la exigencia de que ese registro sea específicamente digital, fiable e inalterable, y accesible para Inspección. Consulta siempre la fecha de entrada en vigor final en fuentes oficiales, ya que puede variar durante la tramitación.
¿Un Excel en Google Sheets o en la nube cuenta como digital? Probablemente no sería suficiente por sí solo. El punto clave no es si el archivo está en la nube, sino si el sistema garantiza que los registros no se pueden alterar sin dejar constancia del cambio.
¿Qué empresas están obligadas a llevar registro horario digital obligatorio? Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, con al menos una persona trabajadora por cuenta ajena.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? Actualmente, la normativa vigente exige conservar los registros durante un mínimo de cuatro años y tenerlos disponibles para la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si mi empresa ya usa una app de fichaje digital? Depende de si esa app garantiza trazabilidad e inalterabilidad de los datos. Es un buen momento para revisarlo con tu proveedor actual o comparar alternativas.
¿Tu empresa todavía no tiene un sistema de control horario digital, o quieres comprobar si el que usas cumpliría los nuevos requisitos?
Photo by Dušan Cvetanović
